Στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον, που χαρακτηρίζεται πιο πολύ από ποτέ από γρήγορους ρυθμούς, η διαχείριση πληροφοριών είναι πιο απαραίτητη από ποτέ. Επιπλέον, μιας και τα δεδομένα αποτελούν πλέον το πιο σημαντικό asset ενός οργανισμού, η ικανότητα του να αποθηκεύει, να έχει πρόσβαση και να ανακτά τα δεδομένα του, μπορεί να προσφέρει σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Η αποτελεσματική διαχείριση πληροφοριών μπορεί ακόμη να δημιουργήσει σημαντικές οικονομίες σε έναν οργανισμό, να βελτιστοποιήσει τις επιχειρηματικές λειτουργίες και να τον προστατεύσει από οποιοδήποτε κίνδυνο διαρροής δεδομένων. Αυτά τα πλεονεκτήματα μπορούν να μεταφραστούν αφενός σε βελτιωμένη εξυπηρέτηση των πελατών για μια εταιρεία, ενισχύοντας την εμπιστοσύνη τους και αφετέρου σε μειωμένο χρόνο διεκπεραίωσης εργασιών, αυξάνοντας την αποδοτικότητα.
Σύμφωνα με έρευνες, οι επιχειρήσεις καθημερινά σπαταλούν μέχρι και μία ώρα την ημέρα αναζητώντας αρχεία, μία ώρα που θα μπορούσαν να αφιερώσουν σε σημαντικά εμπορικά ζητήματα που έχουν πραγματική αξία για τον οργανισμό. Αν σκεφτούμε τη χαμένη παραγωγικότητα ως χαμένα έσοδα τότε ο οικονομικός αντίκτυπος από κάτι τέτοιο είναι εξαιρετικά σημαντικός. Παρόλα αυτά πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν και αποθηκεύουν έγγραφα με τον παραδοσιακό τρόπο ή αν έχουν ηλεκτρονικό αρχείο, αυτό δεν είναι πάντα εύκολα προσβάσιμο. Η αποθήκευση, η αρχειοθέτηση και η έγκαιρη ανάκτηση εγγράφων θεωρούνταν ανέκαθεν το χρυσό κλειδί της παραγωγικότητας. Και αυτό το κλειδί μπορεί να σας το χαρίσει το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων Therefore.
Γρήγορη ανάκτηση αρχείων
Η βασική χρησιμότητα της ψηφιοποίησης εγγράφων είναι η εύκολη και γρήγορη ανάκτηση της πληφορορίας, αφού αποθηκευτεί. Με το Therefore και τη δυνατότητα εύρεσης ολόκληρου κειμένου (full-text search), όλα τα αρχεία μπορούν να ανακτηθούν εύκολα και γρήγορα με το πάτημα μερικών μόνο πλήκτρων. Έτσι, μειώνεται δραστικά ο χρόνος που αφιερώνει ένας εργαζόμενος για την αναζήτηση αρχείων.
Εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες
Είτε οι εργαζόμενοι βρίσκονται στο γραφείο, είτε εργάζονται απομακρυσμένα, όλοι οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες έχουν πρόσβαση στα αρχεία αρκεί να έχουν πρόσβαση στο διαδίκτυο. Αυτό σημαίνει πως η επιχείρηση συνεχίζει να λειτουργεί απρόσκοπτα, παρά την απόσταση των εργαζομένων από τις φυσικές εγκαταστάσεις.
Αυτοματοποιημένες διαδικασίες
Η αυτοματοποίηση των ροών εργασίας δεν εξαλείφει απλά τις κουραστικές, επαναλαμβανόμενες εργασίες, αλλά αυξάνει τον όγκο εργασίας που μπορεί να υποστηρίξει η επιχείρησή σας. Παράλληλα βελτιώνει την συνολική ποιότητα της εργασίας της ομάδας σας, καθώς περιορίζει την ανθρώπινη εμπλοκή και κατ’ επέκταση το ενδεχόμενο λάθους, όπως για παράδειγμα κατά την χειροκίνητη καταχώρηση πληροφοριών στο εταιρικό σύστημα.
Εύκολη αναζήτηση
Το Therefore διαθέτει εργαλεία όπως το version control και το ιστορικό, και έτσι δε χρειάζεται πια να αφιερώνετε χρόνο στην αναζήτηση του πιο πρόσφατα ενημερωμένου αρχείου. Ακόμη, μέσω αυτών των λειτουργιών αυξάνεται η διαφάνεια, μιας και είναι ξεκάθαρο ποιος χρήστης έχει πραγματοποιήσει την κάθε αλλαγή, με αποτέλεσμα να μη χρειάζεται η ομάδα σας να «ψάχνει» απαντήσεις σε άσκοπες επικοινωνίες.
Αυξημένη ασφάλεια των δεδομένων
Η λειτουργία security and disaster recovery, διασφαλίζει ότι η επιχείρησή σας θα συνεχίσει να λειτουργεί απρόσκοπτα ό,τι και να συμβεί. Οι επιθέσεις κυβερνοασφάλειας και οι φυσικές καταστροφές, όπως πυρκαγιές και πλημμύρες, δε θα απειλούν πια τις διαδικασίες, τα συστήματά και τη λειτουργία της επιχείρησής σας.
