Η Λύση του M-Files

Η λύση του M-Files

Τι είναι το λογισμικό M-Files;

Είναι μια πλατφόρμα διαχείρισης διαδικασιών και εγγράφων που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε την πληροφορία σαν πολύτιμο asset, να αυτοματοποιείτε και να βελτιώνετε εταιρικές διαδικασίες, και να συγκεντρώνετε πολύτιμα business analytics.

Τι μπορεί να κάνει για εσάς το M-Files;

-Οι χειροκίνητες εργασίες ρουτίνας στερούν από την επιχείρησή σας πολύτιμους πόρους, έχοντας αρνητικό αντίκτυπο στην ποιότητα του εταιρικού σας αποτελέσματος;
-Υπάρχουν συχνά καθυστερήσεις, ασάφειες και λάθη στις διαδικασίες σας, ενώ επικρατεί αδιαφάνεια για το στάδιο και τον υπεύθυνο εκπλήρωσης μιας εργασίας;
-Οι εργαζόμενοί σας λειτουργούν μη αποδοτικά και διαμαρτύρονται ότι η δουλειά δεν προχωράει, παρά τις προσπάθειές τους;
-Σας λείπουν πολύτιμα στοιχεία για να αξιολογήσετε την παραγωγικότητα της κάθε διαδικασίας και άρα της επιχείρησής σας σαν σύνολο;
-Ξοδεύετε πολύτιμο χρόνο για την αναζήτηση αρχείων και πληροφοριών, πολλές φορές περισσότερο απ’ ότι για να την ίδια την εργασία;
-Ανησυχείτε ότι τα αρχεία σας είναι εκτεθειμένα και κινδυνεύουν από απώλεια, κλοπή ή καταστροφή;

Το M-Files δίνει λύση σε όλα τα παραπάνω κοινά προβλήματα, κάνοντας πραγματικότητα την ψηφιακή διαχείριση, οργάνωση και αυτοματοποίηση εγγράφων, πληροφοριών και διαδικασιών.

Έτσι σας βοηθά:

-Να αξιοποιήσετε τα αρχεία και τις πληροφορίες σας, μετατρέποντάς τα σε στρατηγικό πλεονέκτημα
-Να λειτουργείτε με αποτελεσματικές διαδικασίες, εξοικονομώντας χρόνο και κόστος
-Να έχετε ορατότητα στην απόδοση της εταιρείας σας, αξιοποιώντας πολύτιμα business analytics
Με τη χρήση του M-Files, που προσφέρεται από την Intersys, έχετε όλα τα παραπάνω με μια πολύ προσιτή once-off επένδυση για την επιχείρησή σας, που σας παρέχει την άδεια χρήσης εφ’ όρου ζωής, ή και με μηνιαία συνδρομή μέσω cloud.

Οι λειτουργίες του M-Files;

Δείτε τα βασικά χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες του M-Files, που μπορούν να απελευθερώσουν την παραγωγικότητα της επιχείρησής σας.

Βελτιώστε την παραγωγικότητα του προσωπικού

Η αυτοματοποίηση διεργασιών απελευθερώνει χρόνο που αφιερώνεται αυτήν τη στιγμή για την εύρεση ή τη δημιουργία εγγράφων.

Αυξήστε τη συνοχή και μειώστε τα σφάλματα

Τα συστήματα M-Files μπορούν αυτόματα να διασφαλίσουν ότι τηρούνται οι διαδικασίες της εταιρείας σας.

Εξασφαλίστε την έγκαιρη ολοκλήρωση

Τα προσχέδια παραδοτέα μπορούν να δρομολογηθούν αμέσως στους σωστούς αναθεωρητές

Μειώστε το άγχος

Το προσωπικό σας μπορεί να χαλαρώσει γνωρίζοντας ότι το σύστημά σας παρέχει διαισθητικά τις σωστές πληροφορίες μόλις τις χρειαστεί.

Βελτιώστε και συντομεύστε τους κύκλους ελέγχου

Οι κρίσιμες πληροφορίες από οποιοδήποτε στάδιο της εργασίας μπορούν πάντα να βρεθούν αμέσως.

Αποφύγετε την επανεπεξεργασία

Αυτοματοποιήστε την προσθήκη ετικετών και την ανακάλυψη δεδομένων και προσθέστε ροές εργασίας για αυτόματη διαχείριση εγγράφων.

Τα δομικά στοιχεία του M-Files

Το λογισμικό M-Files δίνει μια σειρά από λύσεις που διευκολύνουν την απρόσκοπτη λειτουργία της επιχείρησής σας. Ενσωματώνοντας και διασφαλίζοντας τις λύσεις στις πιο κάτω διαδικασίες μένετε ήσυχοι, έχετε τη οργάνωση που χρειάζεστε για να παίρνετε τις σωστές αποφάσεις και εξοικονομείτε χρόνο για να ασχοληθείτε με τα ζητήματα που έχουν πραγματικά αξία για την επιχείρησή σας.

ARCHIVING

Το M-Files επιτρέπει την ψηφιακή αρχειοθέτηση και ασφαλή αποθήκευση εγγράφων. Έτσι τα έγγραφα που σαρώνετε ή δημιουργείτε μέσω ηλεκτρονικών φορμών, μπορούν να αποθηκεύονται και να αρχειοθετούνται αυτόματα. Μόλις το έγγραφο εισαχθεί στο σύστημα, μπορεί να σταλεί ηλεκτρονικά στον σωστό χρήστη για έλεγχο και επικύρωση, χρησιμοποιώντας την ροή εργασιών που έχετε ορίσει.

COLLABORATION

Η συνεργασία με άλλους είναι μέρος κάθε δουλειάς σας και σίγουρα δεν είναι εύκολη! Ποιος έκανε τις αλλαγές σε ένα αρχείο; Ποια έκδοση είναι η πιο πρόσφατη; Έγινε έλεγχος αυτού του αντιγράφου από τον διαχειριστή; Πού αποθήκευσε ο συνάδελφός μου την αναφορά; Πώς μπορώ να συνεργάζομαι με όσους εργάζονται εξ αποστάσεως; To M-Files δίνει πλήρη εικόνα για όλα τα παραπάνω, κεντρικά και δίνοντας πλήρη ιστορικότητα.

INTEGRATION

Το M-Files μπορεί εύκολα να συνεργαστεί με πολλές άλλες λύσεις λογισμικού οι οποίες χρησιμοποιούνται από την επιχείρησή σας μεγιστοποιώντας έτσι την αξία τους. Είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την επέκταση της λειτουργικότητας του συστήματος και την ενσωμάτωσή του με λογισμικά τρίτων.

PORTAL

Θα θέλατε κάποια έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στο M-Files να είναι διαθέσιμα σε εξωτερικούς χρήστες της επιλογής σας; Για παράδειγμα, θα θέλατε να επιτρέψετε στους πελάτες σας να βλέπουν τα τιμολόγιά τους που είναι αποθηκευμένα στο σύστημά σας ή να παρέχετε στους μαθητές σας πρόσβαση στα αποτελέσματα των εξετάσεών τους; To Portal του M-Files έχει σχεδιαστεί ακριβώς για αυτόν τον σκοπό, μιας και με αυτό οι διαχειριστές μπορούν να δώσουν πρόσβαση σε εξωτερικούς χρήστες για να βλέπουν αλλά και να ανεβάζουν έγγραφα και φόρμες στο σύστημά σας.

E-FORMS

Με το M-Files έχετε στη διάθεσή σας ψηφιακές φόρμες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη συλλογή πληροφοριών από υπαλλήλους ή πελάτες. Οι φόρμες αυτές είναι δυναμικές και μπορούν να αλλάζουν με βάση προηγούμενες απαντήσεις, να κάνουν απλούς υπολογισμούς και να αποθηκεύονται ώστε να υποβληθούν σε επεξεργασία με ροές εργασίας με εύκολη αναζήτηση στο μέλλον.

BUSINESS ANALYTICS

Δείτε τις πληροφορίες που σας ενδιαφέρουν περισσότερο, όπως ο χρόνος επεξεργασίας τιμολογίων, οι αναφορές πωλήσεων και άλλα. Επιπλέον μπορείτε να λαμβάνετε πληροφορίες σχετικά με την απόδοση των ροών εργασίας σας, όπως τον αριθμό των τιμολογίων που υποβάλλονται σε επεξεργασία κάθε μήνα, ή το μέσο χρόνο διεκπεραίωσης της κάθε ενέργειας που είναι μέρος μιας ροής εργασίας.

CLOUD

CLOUD Με το M-Files, απολαμβάνετε όλα τα πλεονεκτήματα της διαχείρισης πληροφοριών, χωρίς την ταλαιπωρία και το αρχικό κόστος απόκτησης και συντήρησης server, μιας και λειτουργεί και αποθηκεύει τις πληροφορίες στο cloud! Με γεωγραφικά εφεδρικά κέντρα δεδομένων που βρίσκονται σε όλο τον κόσμο και με αυτόματες, τακτικές ενημερώσεις, προσφέρει το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας και εξυπηρέτησης.

MOBILITY

Με το M-Files , όλες οι σημαντικές πληροφορίες φυλάσσονται σε μια τοποθεσία και μπορούν να προσπελαστούν με απόλυτη ασφάλεια από smartphone ή tablet, από οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης ιστού

FOR ALL BUSINESSES

Το M-Files προσφέρει μεγάλη αξία για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών. Αποθηκεύστε γρήγορα έγγραφα και κρίσιμες επιχειρηματικές πληροφορίες σε ένα έξυπνο, οργανωμένο σύστημα. Βρείτε οποιοδήποτε έγγραφο χρειάζεστε σε δευτερόλεπτα και αποκτήστε πλήρη ιχνηλασιμότητα. Έτσι εξοικονομείτε χρόνο, έχετε πλήρη πληροφόρηση για καλύτερη λήψη αποφάσεων, μειώνετε το χρόνο ανταπόκρισης σε ένα αίτημα, επιτυγχάνετε καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών και αυξάνετε την αποτελεσματικότητα, εστιάζοντας στις εργασίες που έχουν αξία για εσάς.

CASE MANAGEMENT

Τα έγγραφα που διαθέτει και χειρίζεται ο οργανισμός σας δεν είναι μεμονωμένα και αυτόνομα, αλλά συνδέονται μεταξύ τους. Μια εντολή αγοράς για παράδειγμα συνδέεται με ένα δελτίο αποστολής και με ένα τιμολόγιο. Με το M-Files μπορείτε να έχετε άμεσα στη διάθεσή σας όλα τα έγγραφα που συνδέονται μεταξύ τους, για να μπορείτε να έχετε την πλήρη εικόνα μιας εργασίας.

CAPTURE

Με το M-Files μπορείτε να ψηφιοποιείτε και να εξάγετε δεδομένα από τα φυσικά έγγραφά σας. Τιμολόγια, αποδείξεις και κάθε είδους φυσικά έγγραφα είναι πλέον διαθέσιμα για εύκολη εισαγωγή, καταχώρηση και αναζήτηση πληροφορίας, με τη χρήση της τελευταίας τεχνολογίας OCR (Optical Character Recognition) . Έτσι αυξάνετε την παραγωγικότητα των εργαζομένων, μειώνοντας παράλληλα τα σφάλματα που προκαλούνται από τη χειρωνακτική εργασία.

WORKFLOW

Το M-Files σας δίνει τη δυνατότητα να ψηφιοποιήσετε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες. Με την μετατροπή μιας φυσικής διαδικασίας βασισμένης σε χαρτί σε μια βελτιστοποιημένη ηλεκτρονική διαδικασία, μειώνετε τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση της, αυξάνετε την ακρίβεια και βελτιώνετε την ορατότητα και την ιχνηλασιμότητα. Σαν αποτέλεσμα βελτιώνετε την εξυπηρέτηση πελατών χρησιμοποιώντας ταχύτερη και ακριβέστερη πληροφόρηση.

EMAIL

Οι επικοινωνίες μέσω email συχνά πρέπει να αποθηκεύονται και να αρχειοθετούνται για λόγους ελέγχου ή ιχνηλασιμότητας. Το M-Files χρησιμοποιεί την εφαρμογή σύνδεσης Microsoft Exchange το οποίο σας επιτρέπει να αρχειοθετείτε αυτόματα τα email σε ασφαλή μέσα αποθήκευσης σύμφωνα με προκαθορισμένες πολιτικές.

SAVE & SECURE

Η ασφάλεια των πληροφοριών σας είναι η βασική προτεραιότητα του λογισμικού M-Files. Μία σειρά από λειτουργίες το εγγυώνται αυτό: -Χρησιμοποιεί ηλεκτρονικές Υπογραφές με επαλήθευση -Τα έγγραφα αποθηκεύονται στο cloud -Οι άδειες του συστήματος δίνουν επιλεκτική πρόσβαση -Εξασφαλίζει την ασφάλεια και απομακρυσμένα -Παρέχει αναφορές για όλες τις ενέργειες σε ένα αρχείο -Υποστηρίζει single sign-on για τα Windows Active Directory και Local Security -Ευθυγραμμίζεται με ισχυρά πρότυπα ασφαλείας, όπως OWASP, NIST and OSSTMM.

E- SIGNATURES

Το M-Files μπορεί να ενσωματωθεί με μια σειρά από 3rd party υπηρεσίες ηλεκτρονικής υπογραφής, συμπεριλαμβανομένων των Adobe Sign, HelloSign, DocuSign, Simple Sign και άλλων. Με την ψηφιοποίηση της διαδικασίας υπογραφής, η νομική διεκπεραίωση επιταχύνεται, τα έγγραφα διασφαλίζονται και η παραγωγικότητα σας αυξάνεται.