Για τις επιχειρήσεις αποκτά όλο και μεγαλύτερη σημασία να βάλουν σε τάξη τον ανεξέλεγκτο όγκο από τα τυπωμένα και ηλεκτρονικά έγγραφα που συσσωρεύεται καθημερινά, να τον καθοδηγήσουν στα σωστά κανάλια ενημέρωσης και αποθήκευσης και, τέλος, να μπορέσουν να αντλήσουν γρήγορα από αυτόν την πληροφορία που χρειάζονται.
Για την επικοινωνία των περισσότερων εταιρειών τα χάρτινα έγγραφα εξακολουθούν να παίζουν, όπως και πριν, ένα σημαντικό ρόλο. Παραστατικά παράδοσης, τιμολόγια, προσφορές ή υπομνήματα λαμβάνονται ή στέλνονται καθημερινά κατά συρροή. Μια μεγάλη πρόκληση τίθεται, λοιπόν, όσον αφορά στη διαχείριση αυτού του χείμαρρου των εγγράφων. Η λύση βρίσκεται στην ψηφιοποίηση, μια διαδικασία που βελτιστοποιεί τις καθημερινές ροές εργασίας και τα κάνει όλα πιο απλά.
Τα ηλεκτρονικά έγγραφα χρειάζονται λιγότερο χώρο από ότι τα τυπωμένα, επιτρέπουν την ταχύτερη αναζήτηση στις πληροφορίες που εμπεριέχουν, ενώ είναι πιο εύκολα προσβάσιμα. Αλλά και η αρχειοθέτηση τους γίνεται πολύ ευκολότερα. Έτσι, ογκώδη συστήματα αρχειοθέτησης που δημιουργήθηκαν σε δεκαετίες είναι προσπελάσιμα με ένα απλό κλικ. Η ψηφιοποίηση υλοποιείται με εξειδικευμένες λειτουργίες και συστήματα σκαναρίσματος εγγράφων που διευκολύνουν την ψηφιακή μετατροπή τους, τη διανομή και αποθήκευσή τους.
Τα παραπάνω είναι μερικά από τα 11 πλεονεκτήματα του ψηφιακού εγγράφου που κάθε εταιρία πρέπει να γνωρίζει, ώστε να κάνει με βεβαιότητα το επόμενο βήμα στην νέα ψηφιακή εποχή.
- Εξοικονόμηση χώρου αποθήκευσης: Με την ψηφιοποίηση εγγράφων εξοικονομείτε χώρο μιας και μεγάλοι όγκοι από έγγραφα μετατρέπονται σε ψηφιακά.
- Αύξηση παραγωγικότητας: Ένα μεγάλο ποσοστό εργαζομένων ανά τον κόσμο δαπανά περίπου 1 ώρα τη μέρα για να αναζητήσουν πληροφορίες. Αυτός ο χρόνος μειώνεται στο ελάχιστο με την ψηφιοποίηση εγγράφων.
- Εύκολη πρόσβαση σε αρχεία: Η απομακρυσμένη πρόσβαση σε αρχεία από το σπίτι ή από ένα ταξίδι έχει γίνει πλέον καθημερινότητα. Και με την ψηφιοποίηση εγγράφων είναι πιο εύκολη από ποτέ.
- Αυτοματοποίηση διαδικασιών: Διαδικασίες όπως εγκρίσεις ή εσωτεριή διαχείριση εγγράφων αυτοματοποιούνται εξοικονομώντας χρόνο σε όλους του εμπλεκόμενους.
- Βελτίωση συνεργασιών από τη μη επανάληψη εργασιών: Περισσότεροι από τους μισούς υπαλλήλους παγκοσμίως δαπανούν πάνω από μία ώρα τη μέρα κάνοντας εργασίες που έχουν γίνει ήδη από άλλους. Αυτή η επανάληψη αποφεύγεται με την ψηφιοποίηση εγγράφων.
- Εύκολη ανάκτηση δεδομένων: Με συχνά back ups η ανάκτηση δεδομένων γίνεται πιο ασφαλής και πιο εύκολη από ποτέ.
- Πιο ενημερωμένη λήψη αποφάσεων: Με την πληροφορία ψηφιοποιημένη και άμεσα διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή η λήψη αποφάσεων γίνεται πιο ενημερωμένη και βασίζεται σε μεγαλύτερο όγκο πληροφοριών και στοιχείων.
- Συνεργασία με άλλα συστήματα: Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν πολλές εφαρμογές για διάφορες λειτουργίες τους. Τα ψηφιοποιημένα έγγραφα κάνουν την πληροφορία άμεσα διαθέσιμη σε αυτές τις εφαρμογές για οποιαδήποτε χρήση.
- Αύξηση της ασφάλειας των δεδομένων: Τα δεδομένα ενός οργανισμού είναι πλέον ένα από τα μεγαλύτερα asset του. Με την ψηφιοποίηση τα έγγραφα αποκτούν αυξημένη ασφάλεια.
- Οικολογική Συνείδηση: Η μείωση της χρήσης των έγχαρτων εγγράφων συμβάλλει στην μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος, κάτι που αποτελεί στόχο για τις περισσότερες σύγχρονες επιχειρήσεις.
- Συμμόρφωση με κανόνες: Με την προστασία των προσωπικών δεδομένων να είναι πιο επίκαιρη από ποτέ, η ψηφιοποίηση εγγράφων εξασφαλίζει την ασφάλεια των τόσο ευαίσθητων αυτών πληροφοριών.
