Παρά την συνεχιζόμενη στροφή προς την ψηφιοποίηση, η αλήθεια είναι ότι πολλές βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες εξακολουθούν να θάβονται στο χαρτί. Ακόμα και στους μεγαλύτερους και πιο τεχνολογικά προηγμένους οργανισμούς, το χαρτί εξακολουθεί να αποτελεί βασικός παράγοντας των διαδικασιών. Αυτό δεν περιλαμβάνει μόνο ad hoc και ροές εργασίας για συγκεκριμένες διαδικασίες, όπως το άνοιγμα νέων λογαριασμών ή καλωσόρισμα νέων πελατών, αλλά και δραστηριότητες μεγάλης κλίμακας και επιχειρηματικές δραστηριότητες, όπως πληρωτέους λογαριασμούς, χρεώσεις ή διαχείριση ανθρώπινων πόρων. Το χαρτί παραμένει ένα τεράστιο βάρος για τους περισσότερους οργανισμούς. Σύμφωνα με την Corcentric, η συντριπτική πλειονότητα των επιχειρήσεων (80,8%) εξακολουθούν να χρησιμοποιούν χαρτοεπιταγές για να πληρώσουν τους προμηθευτές τους. Πάνω από το 70% των τιμολογίων φθάνουν μέσω ταχυδρομείου και πάνω από το 40% παραδίδονται ακόμη μέσω φαξ. Είναι σαφές ότι υπάρχει αναντιστοιχία μεταξύ των προσδοκιών μας για το γραφείο χωρίς χαρτί και της πραγματικότητας της πραγματικής ροής εργασίας.
Το μέλλον του ψηφιακού μετασχηματισμού είναι σήμερα!
Σε ένα μετα-πανδημικό επιχειρηματικό περιβάλλον, οι οργανισμοί που συνεχίζουν να λειτουργούν με την ταχύτητα του χαρτιού θα γίνουν μη ανταγωνιστικοί. Η εξάρτηση από τις διαδικασίες που βασίζονται σε χαρτί δεν είναι πλέον επαρκής ή αποδεκτή καθώς οι ομάδες εργασίας από το σπίτι και απομακρυσμένες γίνονται επικρατούσες και ο νέος κανόνας της επιχείρησης είναι αυτός που είναι πολύ πιο εικονικός, ευέλικτος και ευέλικτος. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός είναι πλέον απαραίτητος για την κάθε επιχείρηση ώστε να μπορέσει να επιβιώσει σήμερα και να ανταγωνιστεί στο μέλλον. Σύμφωνα με έρευνα της AIIM International λίγο πριν το ξέσπασμα του COVID-19, το 75% των επαγγελματιών της διαχείρισης πληροφοριών που ερωτήθηκαν θεώρησαν ότι ο ψηφιακός μετασχηματισμός ήταν «σημαντικός» ή «πολύ σημαντικός» για τον οργανισμό τους για να επιβιώσει. Τώρα, αυτός ο αριθμός είναι πιθανό να πλησιάζει το 100%. Οι οργανισμοί επανεξετάζουν τα επιχειρηματικά τους μοντέλα και δομή των ροών εργασίας. Το ερώτημα είναι: είστε έτοιμοι;
Μάχη ή Πτήση; Μάχεσαι ή το Σκας;
Ήρθε η ώρα να σταματήσετε να παλεύετε τον ατελείωτο πόλεμο με τα χαρτιά. Η σάρωση εγγράφων σε χαρτί για τη δημιουργία ψηφιακής εικόνας αρχίζει τη διαδικασία εξάλειψης των αναποτελεσματικών της ροής εργασίας με βάση το χαρτί και αρχίζει να γεφυρώνει το χάσμα μεταξύ φυσικών και ψηφιακών πληροφοριών. Αλλά σε αυτούς τους ανταγωνιστικούς καιρούς οι οργανισμοί πρέπει να κοιτάξουν περισσότερο – πέρα από μια απλή προσέγγιση σάρωσης και αποθήκευσης – προκειμένου να επωφεληθούν πλήρως από τις τάσεις στον ψηφιακό μετασχηματισμό. Οι οργανισμοί που είναι πιο επιτυχημένοι στη μόχλευση του ψηφιακού μετασχηματισμού είναι αυτοί που εργάζονται για την ενσωμάτωση δεδομένων, εγγράφων και διεργασίας ροής εργασίας με συστήματα που έχουν ως στόχο να αναγνωρίζουν και να ταξινομούν τις εισερχόμενες πληροφορίες, να εκτελούν ερωτήματα έναντι αυτών των δεδομένων και να προωθούν τον αυτοματισμό της επιχειρηματικής διαδικασίας. Αυτή η προσέγγιση είναι πολύ πιο σαφής από την απλή αποθήκευση ενός σαρωμένου αρχείου εικόνας.
Κεντρική νοημοσύνη
Η τοποθέτηση της νοημοσύνης στη διαχείριση πληροφοριών δεν αφορά μόνο την εξάλειψη του χαρτιού, αλλά και τη χρήση ψηφιοποίησης για την προώθηση της απόδοσης των επιχειρηματικών διαδικασιών. Για να γίνει αυτό, είναι σημαντικό να συλλέξετε και να ψηφιοποιήσετε πληροφορίες μόλις εισέλθει στον οργανισμό. Εάν δεν καταγράψετε τα σωστά δεδομένα, την κατάλληλη στιγμή, θα χάσετε μεγάλη ευκαιρία να τα αξιοποιήσετε αργότερα για να βελτιώσετε την οργανωτική απόδοση. Το κλειδί είναι η εξαγωγή δεδομένων και η έγχυσή τους σε μια επιχειρηματική διαδικασία χωρίς πολλή χειροκίνητη παρέμβαση και με βαθμό ευφυΐας που κάνει τη διαφορά.
Το OCR παραμένει ένα ισχυρό όπλο
Ένας κοινός τρόπος για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας λήψης δεδομένων είναι μέσω της χρήσης οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων ή OCR. Δεδομένου ότι η τεχνολογία αναπτύχθηκε για πρώτη φορά πριν από περισσότερα από 30 χρόνια, μπορεί να αισθανθείτε ότι το OCR είναι πάνω από το λόφο. Αλλά στην πραγματικότητα, η τεχνολογία παραμένει ένα ισχυρό όπλο για τη βελτίωση της διαδικασίας ως τρόπος συλλογής και ψηφιοποίησης πληροφοριών που διαφορετικά θα ήταν κλειδωμένες σε χαρτί. Σημαντικά δεδομένα που περιέχονται σε κάθε έγγραφο – όπως όνομα πελάτη, αριθμός λογαριασμού ή ημερομηνία – συλλέγονται αυτόματα και διατηρούνται έτσι ώστε η νέα ψηφιακή έκδοση να μπορεί να εντοπιστεί και να αρχειοθετηθεί ευκολότερα σε συστήματα διαχείρισης περιεχομένου επιχείρησης και αρχεία καταγραφής αρχείων. Τα τελευταία χρόνια, έχουν προκύψει προηγμένες εφαρμογές που παρέχουν ακόμη ευρύτερες δυνατότητες. Ως αποτέλεσμα, υπάρχουν ευρύτερες και πιο κερδοφόρες ευκαιρίες για τις εταιρείες να γεφυρώσουν το χάσμα μεταξύ χαρτιού και ψηφιακών μέσων, ειδικά σε παραδοσιακά τομείς έντασης χαρτιού όπως η υγειονομική περίθαλψη, οι χρηματοοικονομικές υπηρεσίες ή η κυβέρνηση.
Νίκη σε διαφορετικά μέτωπα
Οργανισμοί όλων των μεγεθών και από όλους τους κλάδους μπορούν να επωφεληθούν. Οι πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης και οι ασφαλιστές χρησιμοποιούν το OCR για ψηφιοποίηση και διαχείριση της ροής εργασίας των αρχείων ασθενών. Οι τράπεζες χρησιμοποιούν OCR και λήψη εγγράφων για να δημιουργήσουν και να αυτοματοποιήσουν τα ενυπόθηκα δάνεια και τα δάνεια αυτοκινήτων. Οι κυβερνητικές υπηρεσίες ψηφιοποιούν μια ποικιλία κρίσιμων μορφών και τεκμηρίωσης που διαφορετικά θα δημιουργούσαν βουνά χαρτιού. Και σε γενικές γραμμές, πράγματα όπως οι διαφορές και η ανακάλυψη, η συμμόρφωση με τους κανονισμούς και η διακυβέρνηση πληροφοριών είναι πιεστικά και ζωτικής σημασίας ανησυχίες που οδηγούν στην υιοθέτηση προηγμένων λύσεων σύλληψης που επιτρέπουν την ηλεκτρονική ροή εργασίας.
Τι να προσέξω
Με όλες τις διαθέσιμες λύσεις και προσεγγίσεις, πώς ξέρετε ποια είναι κατάλληλη για εσάς; Εδώ είναι έξι σημαντικά χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητήσετε σε μια πιθανή λύση.
1. Η εύκολη ενσωμάτωση με τα υπάρχοντα φωτοαντιγραφικά και σαρωτές είναι απαραίτητη. Τα περισσότερα συστήματα λειτουργούν με όλες τις μεγάλες μάρκες και τα περισσότερα έχουν ήδη ενσωματωμένες λύσεις.
2. Η αναζήτηση πλήρους κειμένου επιτρέπει στους χρήστες να εντοπίζουν ένα έγγραφο με λογικά ερωτήματα λέξεων που περιέχονται στο έγγραφο.
3. Η ικανότητα ελέγχου ίχνους είναι απαραίτητη για να γνωρίζουμε ποιος εργάζεται σε ένα έγγραφο, πότε άρχισαν να επεξεργάζονται και τι έκαναν και για να αποδείξουν την κατάλληλη αλυσίδα επιμέλειας.
4. Η απομακρυσμένη πρόσβαση σε έγγραφα σάς επιτρέπει να εργάζεστε από οπουδήποτε με φορητό υπολογιστή και πρόσβαση στο Διαδίκτυο.
5. Η έκδοση εγγράφων είναι απαραίτητη για την παρακολούθηση διαφορετικών εκδόσεων του ίδιου εγγράφου και επιτρέπει την πρόσβαση σε οποιαδήποτε προηγούμενη έκδοση χωρίς να χάσετε τις τρέχουσες πληροφορίες έκδοσης.
6. Η διατήρηση εγγράφων θα πρέπει να αποτελεί μέρος ενός συστήματος που θα αρχειοθετεί αυτόματα παλαιότερα έγγραφα προκειμένου να εξοικονομήσει ψηφιακό χώρο αποθήκευσης και να διασφαλίσει τα κατάλληλα πρωτόκολλα διαχείρισης αρχείων.
Θέματα ψηφιοποίησης
Η ενεργοποίηση μιας ψηφιακής ροής εργασίας είναι πιο περίπλοκη από την απλή αγορά ενός σαρωτή και κάποιου λογισμικού. Πρέπει να καθορίσετε ορισμένα πράγματα για να καθορίσετε μια διαδικασία και διαδικασίες που μπορούν εύκολα να ακολουθηθούν από όλους. Πριν προχωρήσετε, υπάρχουν ορισμένες επιπτώσεις που πρέπει να λάβετε υπόψη.
Αποθήκευση. Πού θα αποθηκεύσετε τα ψηφιακά αρχεία; Θα κατοικούν σε ένα δίκτυο, σε έναν μόνο υπολογιστή ή στο “σύννεφο;” Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σταθερό σχέδιο αποθήκευσης και λάβετε υπόψη την επεκτασιμότητα και την ανάπτυξη.
Οργάνωση. Πώς θα οργανώσετε τα ψηφιακά σας αρχεία: ανά πελάτη, ανά τύπο εγγράφου ή με κάποια άλλη μέθοδο; Δεν υπάρχει σωστή ή λανθασμένη απάντηση όσο εσείς και το προσωπικό σας είστε συνεπείς.
Ονομασία. Πώς θα ονομάσετε τα ηλεκτρονικά σας αρχεία; Βεβαιωθείτε ότι έχετε εξασφαλίσει τη συνέπεια στη δομή ονομάτων αρχείων. Όταν ξεκινάτε, είναι πιο εύκολο να δημιουργήσετε μια διαδικασία ονομασίας και, στη συνέχεια, να την εφαρμόσετε καθώς πηγαίνετε.
Από πού να αρχίσω. Εάν είστε μια νέα επιχείρηση, είναι εύκολο να ξεκινήσετε τη σάρωση των αρχείων σας από την πρώτη ημέρα. Ωστόσο, εάν ασχολείστε με την επιχείρησή σας για κάποιο χρονικό διάστημα, θα ήταν πιο λογικό να κάνετε μια καθημερινή προσέγγιση. σάρωση τα πάντα από αυτό το σημείο προς τα εμπρός.
Προχωρώντας μπροστάΟ ψηφιακός μετασχηματισμός είναι απαραίτητος για να ανταγωνιστείτε στο νέο επιχειρηματικό σήμερα. Φροντίστε να χαρτογραφήσετε τη στρατηγική σας προτού προχωρήσετε και αναζητήστε συνεργάτες και παρόχους με το σωστό συνδυασμό εμπειρογνωμοσύνης, οράματος και ικανοτήτων που θα σας επιτρέψουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις προσπάθειές σας για να τερματίσετε τον πόλεμο στα χαρτιά.
Βασισμένο στο /Προσαρμογή από άρθρο “It’s time to end the War on Paper” του Kevin Craine στον ιστότοπο The Imaging Channel.
Δείτε Επίσης: Υπηρεσία Διαχείρησης Εγγράφων | Υπηρεσία Ψηφιοποίησης Εγγράφων
